سخن سبز

کنترل و مدیریت صحیح زمان اگرچه تعریفی کلیشه‌ای و تکراری شده است اما وقتی که با مفهوم بهره‌وری همراه باشد همه چیز فرق می‌کند. بهره‌وری همان میزان کارایی فرد در زندگی است که باعث می‌شود یک کار به صورت کامل انجام شود. اگرچه که بسیاری تصور می‌کنند هر چه قدر کار بیش‌تری در ساعات شبانه روز انجام داده باشند بهتر از زمان خود استفاده کرده‌اند اما مدیریت زمان در زندگی زمانی تحقق می‌یابد که کار مولد با حفظ سرعت پایدار و تعادل انجام باشد؛ نه حداکثر سرعت برای انجام کارهای بیش‌تر!

اگر قرار باشد خیلی کتابی و اصولی مفهوم زمان را بررسی کنیم مدیریت زمان در واقع فرآیند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه در زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص به ویژه در جهت افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره وری است. تحقیقات صورت گرفته در آمریکا نشان داده که تنها 37 درصد از کسب وکارهای استارتاپی از استراتژی‌های مدیریت زمانی استفاده می‌کنند و شاید به همین دلیل باشد که اغلب کسب وکارهای نوپا ممکن است به نتیجه نرسند!

این که چه طور این استراتژی‌ها را در کسب وکار و زندگی روزمره خود پیاده کنیم همان مطلبی است که امروز در دانشگاه زندگی به صورت کامل بدان می‌پردازیم.

3 استراتژی مدیریت زمان در زندگی برای افزایش بهره‌وری

همین که می‌گویند وقت کم است یا زمان محدودی دارید احتمالا 80 درصد از ما به یاد سخنرانی می‌افتیم که نیاز به مدیریت گفتگو و صحبت کردن در جلسات بر اساس زمان تعیین شده دارد و هر چه زودتر باید مطالبش را جمع‌بندی کند! گاهی هم ممکن است به یاد کارمندی بیفتیم که برای انجام یک پروژه دشوار زمان محدودی دارد. در برخی از موارد هم ممکن است به یاد اقساط بانکی باشیم که برای پرداخت آن‌ها زمان خیلی خیلی محدودتری داریم!

 

اما هدف ما امروز بررسی استراتژی‌های مدیریت زمان در زندگی خصوصا در موقعیت‌های شغلی و کسب وکار است.

مدیریت زمان با جعبه آیزنهاور

دوایت آیزنهاور که دو دوره پیاپی بین سال‌های 1953 تا 1961 رئیس‌جمهور ایالات متحده بود موفق شد طی دوران ریاست جمهوری خود کارهای بزرگی از قبیل توسعه سیستم بزرگراه بین ایالتی، تأسیس اینترنت، تأسیس سازمان اکتشافات فضایی (ناسا) و استفاده صلح‌آمیز از انرژی‌های جایگزین (انرژی اتمی) را به انجام برساند.

استراتژی آیزنهاور برای مدیریت زمان کاملا روشن است. با استفاده از ماتریس تصمیم‌گیری او می‌توان فعالیت‌ها و کارها را بر اساس چهار احتمال از یکدیگر تفکیک کرد:

• کارهای ضروری و مهم (کارهایی که باید فوراً انجام شوند)
• کارهای مهم اما غیرضروری (کارهایی که می‌توانیم بعدا هم انجام دهیم)
• کارهای ضروری اما غیر مهم (کارهایی که باید حتما انجام شوند و لذا به فرد دیگری می‌سپاریم)
• کارهای غیرضروری و غیر مهم (کارهایی که با توجه به حجم کارهای فعلی باید از برنامه حذف شوند)

این ماتریس که بر اساس اولویت‌های شما تغییر پیدا می‌کند را به عنوان کلیدی موفقیت آیزنهاور در مدیریت زمان در زندگی می‌شناسند؛ چون باعث شده اقدامات درخشانی در مدت کوتاهی صورت گیرد که مسبب پیشرفت ایالات متحده شده است.

مدیریت زمان با استراتژی “2 لیست”

این استراتژی از سرمایه‌دار معروف، وارن بافت نقل شده است. وقتی که بافت درباره اولویت کارهای هر روزش از مدیر برنامه‌هایش سوال می‌پرسیده، برنامه‌ها را طی سه مرحله و به این شکل چینش می‌کرده است:

• مرحله اول: ابتدا 25 کار مهمی که در طول روز یا در هفته باید قطعا انجام می‌شده است در یک لیست قرار می‌گرفت.
• مرحله دوم: سپس از بین لیست اول، 5 کار مهمی که در اولویت قرار دارند مشخص شده و با کشیدن دایره دور هر یک مشخص می‌گشت.
• مرحله سوم: اکنون دو لیست وجود داشت که تمام 25 کار را پوشش می‌داد: 5 کار مهم‌تری در لیستی جداگانه و 20 کاری که در اولویت دوم قرار می‌گرفتند. سپس لیست دوم ابتدا برای رسیدگی در اولویت قرار می‌گرفت و سپس به لیست بعدی پرداخته می‌شد.

برای دیدن ادامه مطالب مسیر زندگی کلیک کنید

دانشگاه زندگی همراه شماست

مدتی است که مفهوم بهداشت روان در کشور ما بیش از پیش مطرح شده و کارشناسان همواره به دنبال راه‌هایی برای بهبود سلامت هیجانی و روانشناختی مردم هستند. البته این نگرانی چندان هم بی‌مورد نبود. با افزایش شهرنشینی در دو دهه اخیر و مشکلات اقتصادی و اجتماعی که به دنبال آن پدید آمد سلامت عاطفی افراد نیز تحت شعاع قرار گرفت. واقعیت این است که تعریف سلامت عاطفی در یک جمله دشوار است؛ اما اگر بخواهیم تنها به چند کلمه برای توصیف این مفهوم گسترده بسنده کنیم احتمالا باید آن را عاملی برای غلبه بر استرس و تلاطم درونی در نظر گرفت که کیفیت ساخت روابط و غلبه بر چالش‌های زندگی را تعیین می‌کند.

 

افرادی که سلامت عاطفی دارند رفتارهای کنترل‌شده و بهتری دارند و در نهایت مثبت‌اندیشی آن‌ها را به سمت جلو هدایت می‌کند. با این مقدمه به مرور چند راه اثبات‌شده برای ارتقای سلامت عاطفی و افزایش رضایت در زندگی می‌پردازیم که آگاهی از آن‌ها برای هر کسی ضروری به نظر می‌رسد.

4 راه اثبات‌شده برای ارتقای سلامت عاطفی و افزایش رضایت در زندگی

نکات زیادی برای یادگیری درباره عواطف بشری و راه‌های بهبود رفاه عاطفی وجود دارد:

بهبود سبک زندگی و جلوگیری از مسموم شدن ذهن

مشابه با خودرویی که بدون سوخت مناسب بازدهی خوبی ندارد، انسان به چند فاکتور متنوع برای بهبود معیشت خود وابستگی دارد. غذای سالم، ورزش و خواب کافی سه اصلی هستند که از مسموم شدن ذهن با افکار فاسد جلوگیری می‌کنند. اگر در تغییر سبک زندگیتان با مشکل رو به رو شدید و ترک عادات همیشگی برایتان دشوار بود همه چیز را به صورت تدریجی و آرام شروع کنید. این ترفند ممکن است برای ترک برخی عادات جوابگو نباشد؛ در عوض می‌توانید فقط یک بار تاثیر آن‌ها را ارزیابی کنید تا در نهایت خودتان برای بهبود بهداشت و سلامت عاطفی خود دست به کار شوید. مثلا یک شب بدون نگاه کردن به صفحه گوشی بخوابید، بعد از شام کمی پیاده‌روی کنید و وقتی احساس خستگی می‌کنید حداقل برای 5 دقیقه بخوابید و سپس تاثیرات شگفت‌آور آن را در ادامه روز احساس کنید!

افزایش دانش و کشف تفاوت بین احساسات و افکارتان

درباره افکار و احساسات و تمایز بین آن‌ها چه می‌دانید؟ می‌دانستید که این احساسات ما هستند که تحریک اولیه را برای انجام یک کار در ما به وجود می‌آورند؟ می‌دانستید حس خجالت رایج‌ترین حس مشترک بین انسان‌ها است که همه از آن رنج می‌برند؟ می‌دانستید مغز ما در شبانه روز بارها و بارها به ترمیم آسیب‌های عصبی می‌پردازند که در اثر فشارهای روحی یا روحی – جسمی بدان وارد شده است؟

 

به طور معمول دوره آموزشی مشخصی برای یادگیری پیرامون بهداشت و سلامت عاطفی وجود ندارد. بنابراین توصیه می‌کنیم برای توسعه و رشد فردی، حتما مطالب روانشناسی دانشگاه زندگی را دنبال کنید.

درست نفس کشیدن و گاه عقب‌نشینی را یاد بگیرید

احتمالا اگر همین لحظه عصبانی باشید و به شما بگویند کمی بنشین و نفس عمیق بکش، آن را مسخره و بی‌اهمیت بدانید. حتما قبلا هم بارها این جمله تکرار ” نفس عمیق کشیدن” را برای کاهش اضطراب و عصبانیت خود شنیده‌اید اما احتمالا هرگز به آن عمل نکرده‌اید.

حال آن که در سلامت عاطفی نفس کشیدن، عقب‌نشینی از موقعیتی که در آن قرار داشتید و نشستن در حالتی که هر لحظه خشمتان ممکن است فوران کند نقش مهمی دارد. اما نفس کشیدن دقیقا چه تاثیری روی بهداشت روان دارد؟

به محض این که نفس عمیق می‌کشید حجم زیادی از هوا وارد ریه و سپس وارد خون می‌شود. خونی که مملو از هوای تازه است به اعصاب واگ در مغز فشار وارد می‌کند. واگ به صورت مستقیم به قلب و سایر ارگان‌های حیاتی متصل است. با تنفس عمیق ما پیام عصبی از طریق واگ به سمت قلب ارسال می‌شود تا تعداد ضربان قلب، میزان فشار خون و سایر هورمون‌های مترشحه تحت شرایط استرس به حالت نرمال و حتی آرام‌تر از قبل برگردند.

 

اگر مسیر زندگی خود را گم کرده اید اینجا کلیک کنید

دانشگاه زندگی همراه شماست

پیش از این که پیام ما در طول صحبت کردن منتقل شود، اولین چیزی که این بین مبادله می‌شود صدایی است که توسط مولکول‌های هوا جا به جا می‌شود و به گوش شنونده می‌رسد. صدا تنها ابزار سخنران در طول سخنرانی است و تمام گزینه‌های جانبی نظیر ابزارهای پشتیبان در طول سخنرانی تا زمانی که صدا به خوبی منتقل نشود بیهوده خواهند بود. از این رو  افزایش بلندی و کیفیت صدا در طول سخنرانی به عنوان یک اصل مهم مطرح می‌شود که سخنران و تمام افراد دخیل در سخنرانی باید تلاش خود را برای بهبود این موضوع به کار ببرند.

احتمالا اولین گزینه‌ای که برای بهبود کیفیت صدا به ذهنتان برسد تقویت حنجره برای داشتن صدایی رساتر باشد. شاید گزینه بعدی گرم کردن صدا برای شروع سخنرانی باشد که به سخنران کمک می‌کند از حداکثر ظرفیت صوتی خود برای شروع سخنرانی استفاده کند. در حین حال می‌توان با تکنیک‌های تنفس صحیح در سخنرانی و تنظیم نفس‌ها، بلندی و کیفیت صدا را تا حد زیادی متعادل کرد.

پایین بودن صدای سخنران مشکلی نیست که راه حلی نداشته باشد و می‌توان با استفاده از سیستم‌های تقویت‌کننده صوتی میکروفون این عیوب را پنهان کرد؛ اما می‌توان در این مسیر استراتژی‌هایی برای افزایش بلندی و کیفیت صدا به کار گرفت تا سخنران بتواند حتی بدون میکروفون شنیده شود.

4 راه حل ساده برای افزایش بلندی و کیفیت صدا در طول سخنرانی

همیشه شنیده نشدن صدای سخنران یا افت کیفیت صدای او ناشی از قوای صوتی وی نیست. هزاران عامل داخل سالن سخنرانی و عوامل خارجی دست به دست هم می‌دهند تا تمرکز شما و مخاطب بر هم زده شود.

راه حل اول: کاهش آلودگی صوتی محیطی

هر گونه صوتی که در اطرافتان شنیده می‌شود آزاردهنده است. از اصوات واضح و بلند تا اصواتی که خیلی ناملموس روی اعصباتان راه می‌روند!

این آلودگی صوتی را از راه‌های زیر به حداقل برسانید:

1. بستن پنجره‌ها: ساده‌ترین صداهایی که ممکن است باعث آشفتگی خاطرتان شود صدای ماشین چمن‌زنی، ترافیک و رفت و آمدهای عادی در محوطه خارجی است که با بستن پنجره‌ها تقلیل می‌یابد
2. استفاده از لباس و اقلام همراه مناسب: بخشی از حواس‌پرتی مخاطبان به خود سخنران مربوط می‌شود. تکان دادن مداوم خودکار، حرکات دوره‌ای و مداوم سر، گردن و پا یا استفاده از جواهرات پرسر و صدا که با راه رفتن سر و صدا تولید می‌کنند را باید از ظاهر خود حذف کنید
3. شروع سخنرانی در سکوت کامل: اشتباه محض است اگر سخنرانی را در حالی شروع کنید که هنوز تشویق و تمجید مخاطبان داخل سالن تمام نشده است. همین موضوع باعث می‌شود تا بخشی از کلام شما توسط مخاطب نادیده گرفته شود

راه حل دوم: سخنرانی از فاصله نزدیک

فیزیک صوت خیلی ساده است. فاصله با فرکانس صوتی که به گوش مخاطب می‌رسد نسبت عکس دارد.

چنان چه که در اهمیت تن صدا در بحث انتقال پیام در سخنرانی گفته شد نزدیک‌تر شدن به مخاطبان از هر نظر تاثیرگذاری روی آن‌ها را بیش‌تر می‌کند. برای این کاهش فاصله دو راه وجود دارد:

1. نزدیک کردن مخاطبان به صحنه سخنرانی: در جهت افزایش بلندی و کیفیت صدا در سخنرانی، نزدیک کردن صندلی‌ها حداقل 300 متر جلوتر از سطح فعلیشان به انتقال بهتر صدا کمک می‌کند
2. حذف صندلی‌های خیلی دور از صحنه: برای افزایش بلندی و کیفیت صدا و زمانی که چاره‌ای جز نزدیک شدن به مخاطبان ندارید اما این امر امکان‌پذیر نیست بهتر است صندلی‌های ردیف آخر و دور از صحنه را حذف کنید

برای مقالات مسیر زندگی اینجا را کلیک کنید

با سایت دانشگاه زندگی همراه شوید

برای بسیاری از ما تهیه متن سخنرانی مثل پریدن از پرتگاه است. سرانجام این پرش یا سقوط و نابودی است یا این که اصلا این ریسک را قبول نمی‌کنیم و در موقعیت فعلی خود درجا می‌زنیم. چون در هر صورت راه سومی وجود دارد و آن واسپاری امر مهم تهیه متن سخنرانی به نویسنده یا فرد کاربلد و باتجربه‌ دیگر است.

همه چیز آماده است تا یک بار برای همیشه دلتان را به دریا بزنید و در موقعیتی قرار بگیرید که هر نویسنده قدرتمند متن سخنرانی قرار دارد. کسی که در تهیه متن سخنرانی بکوشد و توانایی بالایی کسب کند همزمان با یک تیر چند نشان زده است. مثلا هم به فروش و عرضه محصولات یا خدمات خود کمک کرده است، هم تعهد عمیق‌تری نسبت به بحث و روند سخنرانی دارد و هم با کلمات خود اذهان و قلب‌ها را برمی‌انگیزد. چیزی که به مثابه قدرت جادویی برای سخنران است و کمک می‌کند تا سخنران به واسطه فن خطابه خود مخاطبان را جادو کند.

ممکن است در همین لحظه با خودتان بگویید که به عنوان یک سخنران احتمالا وقت کافی برای نوشتن و تهیه متن سخنرانی ندارید و هرگز به این سطح از مهارت نمی‌رسید؛ خصوصا اگر تا به حال خودتان را این کار را انجام نداده باشید. اما بد نیست بدانید که همه ما مهارت معینی برای نوشتن و ترکیب‌بندی صحیح جملات را در اختیار داریم و برای شکوفایی این استعداد و توانایی جادویی نیازی به صرف چند سال از عمرتان در آکادمی‌های جادوگری نیست!

مهارت‌ها و نکاتی که در این سری آموزشی از دانشگاه زندگی می‌آموزید ترکیبی است خلاقانه از تمام توانایی‌های موردنیاز به سخنران برای تهیه متن سخنرانی تا مخاطبان انگشت به دهان بمانند.

با این ترفندها قدرت جادویی خود را در تهیه متن سخنرانی به رخ بکشید

به جز خودکاری که برای نوشتن متن سخنرانی و خط خطی‌های مکرری که هنگام نوشتن متن اولیه به وجود می‌آید، مطابق با اصول نحوه ارائه سخنرانی از روی متن به ابزار دیگری نیاز دارید که شما را از کلیشه‌های ذهنتان در باب تهیه متن سخنرانی خلاص می‌کند!

قدرت جادویی برنامه‌ریزی در تهیه متن سخنرانی

بهترین و عاقلانه‌ترین سرمایه‌گذاری که می‌توانید روی سخنرانی داشته باشید جستجو مختصر اولیه ابتدا درباره محیط سخنرانی و سپس آنالیز مخاطبان پیش از سخنرانی است. برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر لازم است به این سوالات پاسخ داده شود:

• چه کسی: چه کسی توسط شما قرار است مورد خطاب قرار گیرد؟ دانش‌آموز؟ دانشجو؟ وکیل؟ وزیر؟ معلم؟ مهندس؟

برای خواندن ادامه مطلب روانشناسی خانواده را کلیک کنید

دانشگاه زندگی همراه شماست

آیا شما نیز در ارائه سخنرانی عمومی با مشکل مواجه هستید؟ شما تنها فردی نیستند که با این مشکل روبرو می شوید. سخنرانی در یک مجمع عمومی اولین ترس بیش از 40 درصد افراد جهان می باشد. آرامش خود را حفظ کرده و با استفاده از روش های آموزش سخنرانی و فن بیان زیر توجه مخاطبین را به سخنرانی خود جلب نمایید.

 

1. مخاطبین و شرایط را بشناسید:

   قبل از بالا رفتن بر روی سکو و آغاز سخنرانی، پایه و اساس سخنرانی خود را ایجاد کنید. اولین گام شناخت مخاطبینی است که شما برای آنها سخنرانی خواهید نمود. متن سخنرانی خود را متناسب با مخاطبین خود تعیین نمایید تا تمایل آنها برای توجه به سخنرانی شما افزایش یابد. شرایط را تشخیص دهید: آیا سخنرانی رسمی یا صمیمی خواهد بود؟

2. موضوع مناسبی انتخاب کنید:

   موضوعی را انتخاب کنید که به راحتی می توانید در مورد آن سخنرانی عمومی کنید. اگر قرار است در مورد موضوع ناشناسی سخنرانی عمومی کنید، از پیش آمادگی داشته و در مورد آن تحقیق کنید. شما باید اطلاعات کافی در مورد موضوع داشته باشید تا بتوانید سوالات احتمالی مخاطبین را پاسخ دهید.

3. متن را حفظ نکنید:

   آشنایی با موضوع بحث ضروری می باشد اما حفظ کردن متن و یا خواندن از روی متن به هیچ عنوان روش مناسبی نمی باشد. در این صورت ممکن است رشته کلام از دست شما خارج شده و در نتیجه نمی توانید موضوع را مدیریت کنید. در طی سخنرانی عمومی همواره بر روی لحن و صدای خود تمرکز نموده و به واکنش مخاطبین توجه کنید.

4. سخنرانی عمومی خود را شخصی سازی کنید:

   در سخنرانی عمومی خود از تجربیات شخصی خود استفاده نموده و یا داستان هایی را تعریف کنید که توجه مخاطبین را جلب می کنند. همه افراد به داستان ها علاقه دارند. زمانی که شما در کنار سخنرانی داستانی را تعریف می نمایید افراد با دقت بیشتری به سخنرانی شما توجه می کنند.

5. تا زمانی که به یک سخنران حرفه ای تبدیل نشده اید، تمرین کنید:

   در منزل و در مقابل آینه تمرین کنید. صدای خود را ضبط کنید. اقداماتی که منجر به راحت تر شدن سخنرانی می شوند را انجام دهید. تکرار این روش منجر به کاهش اضطراب شما می گردد.

6. محدودیت زمانی را در نظر بگیرید:

   هیچ چیز بدتر از آن نیست که در حین سخنرانی عمومی با کمبود زمان مواجه شوید. زمانی را برای پرسش و پاسخ از سوی مخاطبین اختصاص دهید. اگر احساس می کنید وقت شما در حال به پایان رسیدن می باشد، می توانید موضوعات غیرضروری را حذف کنید.

7. قبل از رفتن بر روی سکو، آرامش خود را حفظ کنید:

   اگرچه گفتن این جمله بسیار آسان است اما قبل از آغاز سخنرانی عمومی سعی کنید آرامش داشته باشید. به موارد مثبت فکر کرده و از روش های تنفس استفاده کنید.

8. از یادداشت برداری استفاده کنید:

   به جای به خاطر داشتن تمام موضوعات سخنرانی عمومی، فهرستی از نکات مهم تهیه کرده و در حین سخنرانی به آن توجه نموده و موضوعات را به ترتیب پوشش دهید. لیست شما باید حاوی عبارات دو کلمه ای باشد تا به سرعت بتوانید آنها را بررسی کنید. این روش بسیار بهتر از روخوانی متن سخنرانی می باشد.

9. شروع قدرتمندی داشته باشید:

   اگر بتوانید کلمات آغازین خود را به خوبی مدیریت کنید، می توانید توجه مخاطبین خود را در طول سخنرانی عمومی جلب نمایید. کنجکاوی مخاطبین را افزایش دهید. از آغاز تا پایان سخنرانی، سعی در جلب توجه آنها داشته باشید.

10. به زبان اشاره خود توجه کنید:

    چیزی که شما نمی گویید بخش مهمی از نظرات شما را منتقل می کند. نحوه ایستادن، نحوه نگه داشتن دست ها و … می توانند اطلاعات بسیاری در مورد شما ارائه دهند. سعی کنید در حین سخنرانی به افراد نگاه کنید.

11. با سرعت مناسب صحبت کنید:

    به صورت آرام و پیوسته صحبت کنید تا افراد متوجه سخنرانی شما شوند. زمانی که با سرعت صحبت می کنید، ممکن است برخی از کلمات به طور مشخص تلفظ نشده و در سخنان شما ابهام ایجاد شود. صحبت کردن سریع به هیچ عنوان مناسب نمی باشد. اگر سریع صحبت کنید، مخاطبین احساس خواهند کرد که شما اضطراب داشته و سعی دارید با افزایش سرعت، اضطراب خود را پنهان نمایید.

12. با مخاطبین در تعامل باشید:

    بهترین روش برای جلب توجه مخاطبین، تعامل با آنها می باشد. از آنها سوالاتی را پرسیده و بخواهید تا به سوالات شما پاسخ داده و یا سوالاتی را از شما بپرسند. شرایطی را ایجاد کنید تا آنها حس کنند بخش مهمی از سخنرانی شما می باشند.

13. نسبت به مخاطبین آمادگی داشته باشید:

    داشتن مخاطبین متعامل و فعال بسیار عالی می باشد و باید همواره آمادگی پاسخگویی به سوالات آنها را داشته باشید. سعی کنید همواره با نهایت دقت به سوالات آنها پاسخ دهید. هرگز نباید در پاسخ های خود اغراق نمایید. در صورت نیاز می توانید به فردی که دانش وی در مورد موضوع بیشتر از شما می باشد، ارجاع دهید.

مسیر زندگی را درست تعیین کنید

با دانشگاه زندگی همراه شوید