سخن سبز

هرقدر یک فرد بخواهد اخبار مورد نظر یا اتفاقی که افتاده است را عادی‌تر جلوه دهد، کار را بدتر می‌کند.

مهم نیست که شما در حال اتمام رابط? عاطفی خود باشید، یا بخواهید یک نفر را اخراج کنید، یا پایان همکاری خود را اعلام کنید؛ رساندن و انتقال اخبار بد این‌چنینی هیچ‌وقت موضوع جالبی نیستند و فکر نمی‌کنم هیچ‌کس میلی به انجام این‌قبیل وظایف را داشته باشد. همیشه احساس معذب بودن، ترس و ناراحتی، فرد رساننده را در بر می‌گیرد.

وقتی شما به عنوان فردی برای رساندن یک خبر ناگوار انتخاب می‌شوید، ممکن است به سختی تلاش کنید تا همه چیز را عادی‌تر نشان دهید و از میزان ناراحت‌کننده بودنِ فضا بکاهید _ هم برای خودتان و هم برای دریافت‌کننده‌ی پیغام. اما عموماً، تمام تلاش های شما مبنی بر این کار، بی‌نتیجه می‌مانند.

در رساندنِ اخبار ناگوار، از این پنج اشتباه متعارف و وحشتناک جلوگیری کنید:

اشتباهِ اول – سعی در رساندنِ خبر با مقدمه‌های کوتاه

صحبت‌کردن راجع به آب و هوای اخیر یا پرسیدن از وی دربار? این‌که روزش چطور گذشت، یکی از متعارف‌ترین راه‌ها برای رفتن سرِ اصل مطلب است. اما این‌که وقتِ فرد را با صحبت‌های بیهوده‌ی این‌چنینی بگیریم، واقعاً نشا‌ن‌دهنده ی بی‌احترامی شما نسبت به او است.

آن‌ها مدام در گیجی خود پرسه می‌زنند، چرا که شما قرار ملاقات مهمی را با او ترتیب داده‌اید و به او هشدار دادید که حتماً خودش را برساند، اما حالا دارید راجع به باران چند روزِ اخیر صحبت می‌کنید. به علاوه، آن‌ها مدام با خود کلنجار رفته و سعی می‌کنند تا موضوع اصلیِ بحث شما را حدس بزنند.

راه صحیح: جمل? صریح و کوتاهی را به عنوان مقدمه به او ارائه دهید تا متوجهِ موضوع اصلی صحبت‌ها و قرارِ حال حاضرتان، و همچنین اتفاقِ ناگواری که افتاده است بشود. با جملاتی چون (واقعاً متأسفم که مجبور هستم چنین چیزی را به تو منتقل کنم) یا (هیچ راه ساده‌تری برای گفتن این خبر نیست) شروع کنید.

اشتباهِ دوم در انتقال اخبار بد– ساده‌سازیِ بیش از حدِ مشکل

واقعاً متوجه این مسئله نمی‌شوم، خیلی از مردم روی صندلی مطب من می‌نشینند و چیزهای این‌چنینی را برایم تعریف می‌کنند: (درک نمی‌کنم، رئیس بنده به من می‌گفت که من در شرکت او یکی از بهترین کارمندها هستم و کارم را عالی انجام می‌دهم، اما سپس بلافاصله گفت که من بر طبق قرارداد او صلاحیت کار در آن محل را ندارم. بالاخره باید کدام‌شان را قبول کنم؟)

شاید هم شما بخواهید از چنین عباراتی در صحبت خود استفاده کنید: (تقصیر تو نیست، مشکل از من است) یا (این‌که حالا قادر به این کار نیستیم، دلیل نمی‌شود که نتوانیم بعدها آن را انجام دهیم)، فرقی نمی‌کند، به هر حال، ساده‌سازیِ بیش از حدِ ماجرا اصلاً ایده‌ی خوبی نیست. سعی نکنید که پاداش‌ها را با انتقادهای‌تان بیامیزید و از گفتنِ حرف‌ها و دادنِ وعده‌هایی که می‌دانید صحیح نیستند خودداری کنید.

راهِ صحیح: خوش‌برخورد اما رک باشید. همچنین ممکن است گفتنِ چنین حرفی: (تو مرتکب اشتباهات زیادی شدی. تو دیگر صلاحیت کار در این شرکت را نداری) اندکی خشن باشد، اما می‌تواند وضعیت حال را به خوبی برای شنونده توضیح داده، و به فراموش‌کردنِ این مسئله توسط او کمکِ شایانی کند.

اشتباهِ سوم در انتقال اخبار بد – صحبت‌های خود را در مکان یا زمان اشتباه انجام ندهید

شاید بهتر باشد تا مکالم? خود را برای زمانی نگه دارید که قانع‌کننده‌تر به نظر بیاید و یا این‌که تصادفاً در محلی انجامش دهید که افرادی برای حمایت روحی در آن‌جا حضور داشته باشند و کم‌تر حسِ معذب بودن به فرد یا شما دست دهد.

زمانی را انتخاب کنید که بازدهی بیشتری را برای فرد شنونده داشته باشد. این‌که بخواهیم در اتاقی پر از کارمند و رئیس یک فرد را اخراج کنیم، اصلا کار درستی نیست. همچنین شما نباید اخبار مورد نظر را از طریق ایمیل یا تلگرام یا پیامک کوتاه منتقل کنید. لازم است تا خبر به صورتِ رو در رو منتقل شود.

راهِ صحیح: مکان خصوصی‌ای را انتخاب کنید تا در حین انتقال اخبار، فرد از احترام شما نسبت به خودش مطمئن شده و بتواند سؤالاتش را در زمینه بپرسد و پاسخ درستی از شما دریافت کند.

اشتباهِ چهارم – انتظار آرام‌کردنِ شما توسطِ فرد شنونده

حتی ممکن است رساندنِ این خبر، برای شما که هیچ نقشی در خبر ندارید سخت باشد، اما در هر حال ممکن است ترکش‌های عصبانیت فرد شنونده شما را نیز تحت آماج حملات خود بگیرد. مهم نیست که فرد مقابل‌تان چه میگوید، فکر نکنید که او قرار است شما را آرام کند.

گفتنِ جملاتی همچون: (فکر میکنی گفتنِ این خبر برای من حس خوبی را تداعی کرد؟) یا (فکر می‌کنی انتقال این خبر برای من تصمیم ساده‌ای بود) اصلاً به بهبودِ اوضاع کمکی نمی‌کند. انتظار نداشته باشید که فرد شنونده با شما همدردی کند و از این‌که مجبور شده‌اید چنین خبری را منتقل کنید ناراحت شده و آرام‌تان کند. او خودش، حالا که قربانیِ این ماجرا شده نیاز به آرامش دارد و ابزار احساسات خود را در دست ندارد. ممکن است هر رفتاری را نشان دهد. قطعاً نفسِ این اتفاق _ همان اتفاق ناگواری که خبرش توسط شما منتقل گشت _ برای او ناراحت‌کننده‌تر بوده پس نیاز است تا به فرد مقابل‌تان زمان کافی برای پردازش اطلاعات و آرام شدن بدهید.

راهِ صحیح: احساسات و رفتارهای فرد مقابل را _ اگرچه ممکن است از دستِ شما عصبانی باشد _ بپذیرید و واکنش منفی‌ای نشان ندهید. بگذارید فرد مقابل‌تان احساس ناراحتی کند، اما رفتارهای سوءاستفاده‌گرانه را نپذیرید.

اشتباهِ پنجم – آماده نبودن

لزومی ندارد که شما در حین رساندنِ چنین اخباری از روی یک نمایشنامه روخوانی کنید. اما همچنین باید مسائل مهمی که قرار است پای‌شان را وسط بکشید را، به صورت آماده داشته باشید.

وقتی شما مضطرب یا ناراحت باشید، ممکن است قضایایی که نیاز به گفتن دارند را فراموش کنید. و اگر فرد مقابل نیز در واکنش به خبر ناراحت شود، شما بیشتر و بیشتر زمام امور را از دست می‌دهید و ممکن است حتی کار را خراب‌تر کنید.

این‌که نوشته و یا یادداشتی کوچک از تمام نکات مهمِ لازم به ذکر داشته باشید، می‌تواند به شما در رساندنِ صحیحِ خبر اطمینان کافی را بدهد. شاید فقط یک بار شانسِ صحبت با فرد مقابل را داشته باشید، پس اهمیت این ماجرا را فراموش نکرده و از این شانس به خوبی استفاده کنید.

راهِ صحیح: یادداشت کوچکی از تمام نکات لازم به ذکر همراه خودتان داشته باشید. می‌توانید در حین صحبت آن را جلوی چشم‌‌تان قرار دهید تا از ذکرِ تمامی مسائل مهم اطمینان حاصل کنید.

نفس عمیقی بکشید و خبر را منتقل کنید.

دادنِ خبری که ممکن است زندگی فردی را در جهت منفی‌ای تغییر دهد، اصلاً قرار نیست آسان باشد. همچنین ناراحتی شما از مسئل? حال حاضر، نشانده‌ی اهمیت قائل‌شدنِ شما برای آن فرد است.

پس مطمئن شوید که خبر را در صبورترین و خون‌سردترین حالتِ ممکنِ خود منتقل می‌کنید. نفس عمیقی کشیده و پیغام خود را به نحو احسن منتفل کنید